西貝自 2022 年選擇全員使用飛書(shū)，實(shí)現(xiàn)總部和門(mén)店的高效協(xié)同，并通過(guò)飛書(shū) OKR 強(qiáng)化組織戰(zhàn)略落地，打造餐飲行業(yè)數(shù)字化最佳實(shí)踐。
公司介紹
西貝是中國(guó)餐飲百?gòu)?qiáng)企業(yè)，旗下西貝莜面村是國(guó)內(nèi)中式正餐經(jīng)營(yíng)規(guī)模最大的品牌。西貝 1988 年創(chuàng)立于內(nèi)蒙古臨河，擁有西貝莜面村、賈國(guó)龍功夫菜、西貝海鮮、九十九頂氈房四大品牌。 2020 年 6 月，入選“ 2019 年中國(guó)餐飲企業(yè)百?gòu)?qiáng)”，2021 年 12 月，入選 2021 內(nèi)蒙古民營(yíng)企業(yè) 100 強(qiáng)名單。
用飛書(shū)構(gòu)建一站式協(xié)作平臺(tái)， 1 秒將重要信息傳達(dá)全國(guó) 370 家門(mén)店
作為全國(guó)最大的中式正餐連鎖企業(yè)，創(chuàng)立 34 年來(lái)，西貝在全國(guó) 58 個(gè)城市開(kāi)設(shè)了 370 家直營(yíng)門(mén)店，員工 26000 人，每年服務(wù) 7000 萬(wàn)消費(fèi)者。業(yè)務(wù)的快速成長(zhǎng)，讓組織也面臨更大的挑戰(zhàn)。如何做強(qiáng)總部的專業(yè)化分工、實(shí)現(xiàn)各專業(yè)職能部門(mén)的橫向打通，增進(jìn)部門(mén)之間的協(xié)同關(guān)系，加強(qiáng)總部到全國(guó)門(mén)店的順暢溝通，成為西貝在數(shù)字化經(jīng)營(yíng)過(guò)程中面臨的重要挑戰(zhàn)。
完成向飛書(shū)的遷移后，西貝用飛書(shū)打通全員通訊錄，總部可即時(shí)聯(lián)系到任意門(mén)店的任意一個(gè)員工，員工間可設(shè)置精細(xì)的溝通權(quán)限管控，找人、溝通都更便捷。使用飛書(shū)會(huì)議異地溝通，支持千方同時(shí)參會(huì)，一鍵發(fā)起企業(yè)內(nèi)直播，讓會(huì)議更高效。會(huì)后飛書(shū)妙記自動(dòng)生成錄像及逐字稿，1.8 萬(wàn)字會(huì)議紀(jì)要只需 5 分鐘，準(zhǔn)確率高達(dá) 98% 以上，讓會(huì)議結(jié)論有據(jù)可循。
西貝還將公司內(nèi)的各類文檔遷移到飛書(shū)文檔中，并使用知識(shí)庫(kù)實(shí)現(xiàn)重要信息的整合、沉淀。
使用飛書(shū)前，資料沉淀在本地文件中，文件傳達(dá)到全國(guó)員工，需員工層層復(fù)制轉(zhuǎn)發(fā)、效率低。
使用飛書(shū)后，可以用一個(gè)在線鏈接，和所有員工分享最新版本內(nèi)容，并支持隨時(shí)更新。文檔權(quán)限可嚴(yán)格管控，限制復(fù)制和下載權(quán)限，僅限內(nèi)部查閱，重要信息可 1 秒加急上萬(wàn)人，使命必達(dá)。
用飛書(shū)，僅需 1 小時(shí)搭建業(yè)務(wù)表格管理供應(yīng)商抽檢、開(kāi)票工單
餐飲上下游環(huán)節(jié)眾多，有大量非標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)場(chǎng)景。這些業(yè)務(wù)場(chǎng)景無(wú)法通過(guò)成熟第三方系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)字化，而團(tuán)隊(duì)靠填表、傳文件、人工匯總的方式運(yùn)轉(zhuǎn)，又低效繁瑣。飛書(shū)多維表格可靈活搭建輕便的業(yè)務(wù)數(shù)字化工具，系統(tǒng)“想要就能有”，最快 1 小時(shí)即可上線。
比如，西貝食品安全巡視組會(huì)定期進(jìn)行供應(yīng)商、門(mén)店的抽檢。
使用飛書(shū)前，所有小組成員需在 Excel 上填寫(xiě)相關(guān)信息，信息層層上交、匯總，部門(mén)逐級(jí)催辦，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)告制作繁瑣，每次抽查，往往需要 1 整個(gè)工作日專人進(jìn)行資料整理。
使用飛書(shū)后，團(tuán)隊(duì)將抽檢工作通過(guò)飛書(shū)多維表格協(xié)作，使用表格分配任務(wù)、系統(tǒng)自動(dòng)提醒還未提交的成員，數(shù)據(jù)分頭錄入、自動(dòng)匯總，并能通過(guò)儀表盤(pán)實(shí)時(shí)展現(xiàn)數(shù)據(jù)洞察。
類似的，通過(guò)多維表格搭建開(kāi)票流程的協(xié)作工具，也讓西貝團(tuán)隊(duì)每年省下 65 人·天。
西貝門(mén)店與客服中心的同事，經(jīng)常遇到客戶補(bǔ)開(kāi)發(fā)票的需求?？蛻綦x店后需補(bǔ)開(kāi)發(fā)票，無(wú)法按常規(guī)開(kāi)票流程自助實(shí)現(xiàn)，往往需要客服、財(cái)務(wù)、門(mén)店多方協(xié)協(xié)助完成。
使用飛書(shū)前，客服或門(mén)店接到客戶特殊開(kāi)票需求后，需與客戶人工收集相關(guān)信息；部分開(kāi)票信息不規(guī)范、不全面，可能需要和顧客二次溝通，效率低下、影響顧客體驗(yàn)；相關(guān)信息通過(guò)即時(shí)消息與財(cái)務(wù)溝通，無(wú)法清晰掌握開(kāi)票進(jìn)度，協(xié)作成本高；每次開(kāi)票信息都需要財(cái)務(wù)系統(tǒng)中人工確認(rèn)匹配，操作易出錯(cuò)；
使用飛書(shū)后，客戶點(diǎn)擊客服提供的鏈接、或在門(mén)店掃碼，填寫(xiě)飛書(shū)表單，可準(zhǔn)確提交開(kāi)票信息；系統(tǒng)自動(dòng)通知財(cái)務(wù)同事處理開(kāi)票；多維表格內(nèi)自動(dòng)根據(jù)客戶所在門(mén)店匹配對(duì)應(yīng)開(kāi)票信息，省去人工確認(rèn)；客服完成開(kāi)票后，系統(tǒng)自動(dòng)提醒客服或門(mén)店辦結(jié)情況。從消費(fèi)者到門(mén)店員工，再到總部客服、財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)，使用多維表格無(wú)縫連通，信息效率大大提高。
用飛書(shū)搭建學(xué)習(xí)群，自動(dòng)化沉淀組織洞察與思考
西貝倡導(dǎo)建設(shè)學(xué)習(xí)型組織，在高管團(tuán)隊(duì)中建立“日清日高”學(xué)習(xí)群（今天完成的事情必須比昨天有提高，明天的目標(biāo)必須比今天更高），鼓勵(lì)每位高管每日分享工作心得體會(huì)，并將內(nèi)容匯總、沉淀西貝文化，持續(xù)擴(kuò)大影響力。
使用飛書(shū)前，西貝需安排專人負(fù)責(zé)匯總?cè)簝?nèi)消息，員工需逐條手工匯總，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，資料沉淀在本地文件中，難傳播、檢索。
使用飛書(shū)后，飛書(shū)群內(nèi)機(jī)器人可將群消息自動(dòng)同步到多維表格中，并自動(dòng)生成精致的畫(huà)冊(cè)視圖，員工打開(kāi)多維表格可隨時(shí)查看最新分享內(nèi)容，用工具固化文化，讓思考形成文化資產(chǎn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文化的有效沉淀、落地，據(jù)統(tǒng)計(jì)，每年也可節(jié)省 23.5 人·天的人工摘錄、匯總時(shí)間。
此外，西貝還在與飛書(shū)共創(chuàng)餐飲行業(yè) OKR 最佳實(shí)踐，以 OKR 對(duì)齊核心團(tuán)隊(duì)前進(jìn)方向，確保戰(zhàn)略落地，探索 OKR 工作法的“西貝化”。
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